Trafikverket på gång med anbudsskola

Trafikverket vill underlätta för mindre maskinentreprenörer att ta egna uppdrag, inte bara som underentreprenörer. Därför tar nu Sveriges största offentliga beställare fram en pilotverksamhet som ska ge administrativt stöd och dialog under upphandlingsprocessen och projektgenomförandet.

Under 2022 utannonserades nästan 17 200 offentliga upphandlingar. I vanlig ordning dominerade Trafikverket med sammanlagt 623 projekt. Därefter följde Stockholms och Göteborgs kommuner med 360 respektive 344 upphandlingar. Spridningen är dock betydligt större än så – sammantaget rörde det sig förra året om 1 135 upphandlande organisationer spridda över landet.

Konkurrensen varierar. Inte minst bland maskinentreprenörer är det många som vill vara med och dela på kakan. Dock är uppfattningen att konkurrenssituationen inte är helt rättvis. Framför allt känner sig många mindre företagare satta på undantag. Anledningen är helt enkelt att de små företagen sällan har den kompetens eller ens den tid som behövs för att kunna lämna kompletta och rätt ifyllda anbudshandlingar.

– Vid ett möte med en regional representant för Maskinentreprenörerna diskuterade vi bland annat de utmaningar som deras medlemmar möter. En av de största är att många mindre företagare som vill göra affärer direkt med Trafikverket upplever att det är för höga trösklar för att de ska kunna vara med i anbudsprocessen, säger Pär Isaksson, enhetschef för inköp och logistik på Trafikverket i Luleå.

– Det ligger även i Trafikverkets intresse att konkurrensen ökar och vi bildade en arbetsgrupp här i norr som ska försöka se vad eller var vi kan ändra i förfrågningsunderlaget och även tydliggöra varför vissa förändringar inte kan göras. Det kommer dock alltid att behövas en viss administrativ mognad hos entreprenören för att kunna jobba med Trafikverket som kund.

I arbetsgruppen ingår bland annat Jenny Heldestad, projektledare på Trafikverket Investering Nord.

– Det handlar inte om att sänka kraven för de mindre företagen. Olika krav fungerar inte. I stället försöker vi närma oss och förstå entreprenörernas utmaningar under upphandlingsprocessens gång och se hur vi kan bistå genom att stötta, lära och utbilda. Där ingår dock inte prissättning. Det är helt och hållet entreprenörens ansvar, säger Jenny Heldestad.

Anna-Karin Forsström, kvalificerad inköpare i Luleå, är en annan nyckelperson i arbetsgruppen. Hon berättar att det rör sig om något av en trestegsraket. I första skedet erbjuds administrativ hjälp, i andra skedet adderas ytterligare komponenter och i tredje stadiet ska det vara en komplett anbudsskola. Faller initiativet väl ut, är detta något som skulle kunna tillämpas även i resten av Sverige.

En målsättning är att mindre entreprenadföretag, som har ambitioner att växa och ta nästa steg, ska våga och förstå hur man lämnar anbud samt kunna utföra Trafikverkets projekt som huvudentreprenör.

– Vi vill avdramatisera hela processen och skapa en långsiktighet som bidrar till trygghet, exempelvis genom dialog där vi kan ge respons eller återkoppling och stötta med påminnelser. En grundförutsättning är dock att allt sker inom ramen för upphandlingslagstiftningen, säger Anna-Karin Forsström.

En förklaring till att den här försöksverksamheten kommit igång i norra Sverige är bredden på uppdrag i regionen, både svårighetsmässigt och ekonomiskt. Ambitionen har varit att hitta ett pilotprojekt där modellen kan testas i full skala för att därefter utvärderas.

– Vi har tänkt börja med ett projekt där vi ska ersätta två dubbeltrummor med en rörbro. Upphandlingen börjar inom kort med tänkt byggstart i oktober. Vi räknar också med att kunna starta ytterligare ett par projekt under 2024, säger Jenny Heldestad som hoppas på stort gensvar från entreprenörerna.

– Det måste finnas vilja och förutsättningar för att göra detta. De mindre maskinentreprenörerna är mycket välkomna att göra affärer direkt till Trafikverket. De som tar steget kommer inte att ångra sig. Nu hoppas vi på stort engagemang och bra respons för det här initiativet.

Arbetsgrupp
Pär Isaksson, enhetschef inköp och logistik
Anna-Karin Forsström, Kvalificerad inköpare
Jenny Heldestad, projektledare, Investering Nord
Anneli Lindberg, projektledare, Investering Nord